van toepassing op alle onder het concern Aatop vallende vennootschappen en handelsnamen.

ZORGVULDIGHEID

Het verwerken van persoonsgegevens is van alle tijden en alle plaatsen. Het kan beginnen bij een toevallige ontmoeting, maar ook welbewust gedaan worden met de bedoeling een overeenkomst te sluiten of andere formele zaken te regelen. Met alle technische mogelijkheden die er vandaag de dag zijn is het (verder) verwerken van persoonsgegevens gemakkelijk gedaan. Voor de goede orde: onder verwerken wordt alles verstaan dat met persoonsgegevens gebeuren kan; dus verzamelen, bewaren, delen, bewerken, aanvullen en ten slotte ook verwijderen. Dat er gemakkelijk gegevens verwerkt kunnen worden wil niet zeggen dat alles wat kan ook maar moet kunnen. Iedereen heeft er immers recht op dat er zorgvuldig met zijn of haar gegevens wordt omgegaan. Met de invoering van de AVG (privacy verordening) zijn er in Europa strengere eisen gesteld aan de verwerking van persoonsgegevens. In dit statement geven wij aan hoe wij hiermee omgaan.

WIE WIJ ZIJN

Aatop is een wervings- en selectiebureau, gespecialiseerd in arbeidsbemiddeling. Tot het concern behoren Aatop Personeelsdiensten en Aatop Personeelsintermediairs. Tevens Aatop Milieu & Ruimte, Aatop ICT, CogniData, summit developers en Hirexpat. Wij hebben meerdere vestigingen verspreid over het land. Statutair zijn wij gevestigd te Sliedrecht (3364 DJ) aan de Prisma 22, aldaar.

ALGEMEEN

Indien u Aatop op eigen initiatief persoonsgegevens verschaft zullen deze gegevens in overeenstemming met ons Privacybeleid verwerkt worden. Hierin is geborgd dat de privacy van u als betrokkene bij Aatop hoog in het vaandel staat. Concreet betekent dit dat uw persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid zullen worden behandeld. Dat wil zeggen: conform de eisen die de AVG hieraan stelt.

REGISTER

Aatop heeft haar verwerkingen van persoonsgegevens opgenomen in een Register. Hiermee kunnen wij op verzoek aan Autoriteit Persoonsgegevens inzage geven en verantwoording afleggen.

VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS

Indien u onze website bezocht worden er niet onmiddellijk persoonsgegevens aan ons doorgegeven.
Wat overal en ook bij ons gebeurt is dat onze website wel automatisch bepaalde niet-identificeerbare informatie over de gebruikers van de website opslaat. Bijvoorbeeld het Internet Protocol (IP)-adres van uw computer, het IP-adres van uw Internet Service Provider, datum en tijd van toegang tot de website en het internetadres van de website vanwaar u rechtstreeks bent doorgelinkt naar onze website. Veelal technische informatie die wordt gebruikt voor het beheer van de website en systeembeheerder, en om de website en het gebruik ervan te verbeteren. Deze technische gegevens mogen aan derden worden doorgegeven en kunnen permanent worden opgeslagen voor toekomstig gebruik.

COOKIES & WEBSTATISTIEKEN

Aatop maakt gebruik van cookies en webstatistieken om het gebruik van de site te evalueren en waar nodig te verbeteren. Dat doen we om te kijken hoe bezoekers onze website gebruiken zodat wij gericht kunnen adverteren. Bij een vervolgbezoek op onze website kunnen deze cookies worden herkend. U kunt hier meer over lezen in onze cookieverklaring.

VERZAMELEN PERSOONSGEGEVENS

Aatop verzamelt uw gegevens vanaf het moment dat u uw gegevens invult of achterlaat op onze website, u zich inschrijft op één van onze vestigingen of op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening.

Daarnaast verzamelt Aatop ook gegevens van u indien u deze zelf heeft geplaatst op de Nationale Vacaturebank, Monsterboard en dergelijke sites, op grond waarvan kan blijken dat u geïnteresseerd bent in werkgerelateerde dienstverlening. In dat geval kunnen wij u benaderen of u interesse heeft om zich bij ons in te schrijven conform onze voorwaarden en met inachtneming van dit Statement. Heeft u geen interesse dan zullen wij dit zodanig verwerken dat u niet meer door ons benaderd wordt.

DOELEINDEN GEGEVENSVERWERKING BIJ AATOP

Aatop verzamelt en verwerkt uw gegevens voor de uitvoering van onze HR-dienstverlening, waaronder bemiddeling, uitzenden, detachering, payroll, werving & selectie, persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, salarisadministratie en personeelsmanagement.

Onze doeleinden voor het verzamelen van persoonsgegevens (kunnen) zijn:

1. u aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten en deze beter te kunnen afstemmen op uw wensen en kwaliteiten, dit gebeurt door onze medewerkers en deels geautomatiseerd (bijvoorbeeld bij een vacature-alert);
2. u te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promotie-acties die voor u interessant kunnen zijn;
3. uw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met bemiddeling naar vast of tijdelijk werk dan wel een opdracht, waarbij eventueel ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten, referentiechecks, Social media (indien dit voor de functie relevant is en bij de vacaturetekst is aangegeven), etc.;
4. een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren;
5. onze re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan (het door de overheid bepaalde) doel om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen;
6. een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen;
7. ten behoeve van onze opdrachtgevers gegevens te verwerken in het kader van een pre-employment screening;
8. voor het bevorderen van uw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, waaronder training, opleiding en testen;
9. voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole;
10. kwaliteitsdoeleinden zoals certificering;
11. subsidies, premiekortingen e.d. aan te vragen;
12. als we een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u zijn aangegaan, voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving.

Aatop verwerkt alleen die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor haar dienstverlening. Hiervan is een deel verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op uw wensen en kwaliteiten of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen vanuit opdrachtgevers. U bent zelf verantwoordelijk voor juistheid en relevantie van de gegevens die u verstrekt.

PERSOONSGEGEVENS DIE VERWERKT WORDEN VOOR ACTIVITEIT VOOR OF VIA AATOP

Meer specifiek gaat het om de volgende (documenten met) persoonsgegevens:
Bij inschrijving:

• NAW-gegevens, e-mailadres en andere contactgegevens;
• geboortegegevens, leeftijd, geslacht;
• curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring;
• gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die u zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan;
• gegevens over beschikbaarheid en verlof;
• andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften;
• pasfoto en video (introductie) – op vrijwillige basis;
• gegevens in verband met loonbeslagen; indien en voor zolang hier een grondslag voor bestaat (einde loonbeslag is in principe verwijderen van daarbij behorende gegevens).

PERSOONSGEGEVENS DIE TEVENS VERWERKT WORDEN BIJ WERKEN VOOR AATOP

Op het moment dat u voor Aatop kunt gaan werken/werkt/heeft gewerkt:

• nationaliteit, BSN-nummer, ID-bewijs, werkvergunning;
• overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie;
• daarnaast verwerken wij soms ten behoeve van onze opdrachtgevers gegevens in het kader van een pre-employment screening. Meer hierover kunt u lezen in ons Privacy protocol persoonsgegevens pre-employment screening.

GRONDSLAG VERWERKING PERSOONSGEGEVENS

Aatop legt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast als dat nodig is om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen, voor zover daar toestemming is gegeven, of indien dit anders toegelaten is op grond van de AVG of de wet. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld gegevens over ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag.

MET WIE ER EVENTUEEL GEGEVENS GEDEELD WORDEN

Aatop kan met uw toestemming, persoonsgegevens doorgeven aan andere onder het Aatop concern vallende entiteit, haar opdrachtgevers, onderaannemers (bijvoorbeeld gegevensbewerkers) die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, leveranciers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties. En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis, of er sprake is van een andere in de AVG genoemde grondslag, bijvoorbeeld een gerechtvaardigd belang of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen.

HOE LANG WIJ PERSOONSGEGEVENS BEWAREN

De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.

INDIEN U NIET VOOR / VIA AATOP GEWERKT HEEFT

Uw bemiddelingsgegevens (CV, werkervaring, opleiding, testresultaten e.d.) zijn beschikbaar tot zeven jaar na uw inschrijving, tenzij u hiervoor geen toestemming gegeven dan wel uw toestemming ingetrokken heeft. Na afloop van genoemde termijnen worden uw gegevens definitief verwijderd, tenzij u deze zelf eerder verwijderd heeft. U kunt dit zelf (eerder) doen op het door ons aan u verstrekte persoonlijke account. Daar kunt ook aanvullende gegevens plaatsen.
Indien u niet meer bemiddeld wilt worden, kunt u zichzelf uitschrijven via Aatop. U wordt dan niet meer door ons benaderd om bemiddeld te worden.

INDIEN U VOOR / VIA AATOP GEWERKT HEEFT

Uw persoonsgegevens zijn beschikbaar tot zeven jaar na einde dienstverband of werkzaamheden. Bepaalde persoonsgegevens zijn ten behoeve van bijvoorbeeld claims, audits en fiscale verplichtingen langer beschikbaar voor Aatop.

Indien u niet meer bemiddeld wilt worden, dan kunt u dit aangeven bij ons via: [email protected]. Na verwerking van uw verzoek wordt u niet meer door ons benaderd en bemiddeld. Uw persoonsgegevens worden in dat geval na zeven jaar gearchiveerd in een afgeschermde omgeving. Uw persoonsgegevens zijn dan enkel beschikbaar voor Aatop onder strikte voorwaarden overeenkomstig de daarvoor toepasselijke doelen en termijnen.

PERSOONSGEGEVENS VAN ZAKELIJKE RELATIES

Hier gaat het om contactgegevens van medewerkers van opdrachtgevers, leveranciers, verkopers, referenten en elke andere instantie waarmee wij een zakelijke relatie onderhouden.

Aatop verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen

(1) voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten en
(2) een zakelijke relatie te onderhouden en
(3) een opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden.

We verwerken onder andere de volgende persoonsgegevens van zakelijke relaties:

• namen,
• contactgegevens en
• functies van contactpersonen.
• codering branche / type bedrijf

Aatop kan de van haar zakelijke relaties verkregen persoonsgegevens doorgeven indien dit nodig is ter verwezenlijking van de doelstellingen van de zakenrelatie dan wel ten behoeve van de bemiddeling. Deze gegevens kunnen worden doorgegeven aan andere Aatop entiteiten, aan sollicitanten of kandidaten, zakenpartners en onderaannemers (bv gegevensbewerkers) die namens haar diensten verlenen, en in alle overige gevallen waarin Aatop hiertoe verplicht kan worden, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of rechterlijk vonnis. Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven buiten Nederland. Aatop heeft de nodige maatregelen getroffen om te verzekeren dat alle doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

WIJZIGINGEN: VOOR KANDIDATEN, FLEXWERKERS, ZZP-ERS EN ZAKELIJKE RELATIES

Indien u uw eigen account heeft bij Aatop, heeft u inzage in een groot deel van de over u geregistreerde persoonsgegevens. U kunt zelf op elk gewenst moment een aantal gegevens wijzigen zoals het doorvoeren van aanpassingen in uw CV of uw accountgegevens. Als u inzage wenst in uw totale persoonsgegevensverwerking en/of gegevens wilt wijzigen of verwijderen die u zelf niet kunt aanpassen via uw account, dan kunt u contact opnemen met uw contactpersoon bij ons.

WIJZIGINGEN: VOOR OVERIGE RELATIES

U hebt recht op inzage en wijziging van de over u geregistreerde persoonsgegevens.

FUNCTIONARIS GEGEVENSBESCHERMING

Binnen Aatop is ten behoeve van alle tot het Aatop concern behorende vennootschappen een functionaris gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG is verantwoordelijk voor onafhankelijk toezicht op, en het adviseren van de organisatie over de juiste en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Voor vragen bereikbaar via het volgende mailadres: [email protected].

RECHTEN

Omdat wij persoonsgegevens verwerken heeft degene van wie wij gegevens verwerken (de ‘betrokkene’) een aantal rechten. Deze rechten zijn:

• inzage in de persoonsgegevens die wij verwerken;
• aanvulling en/of rectificatie van persoonsgegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens of beperking van verwerking: in bepaalde omstandigheden, afhankelijk van het feit of er bv een wettelijke bewaarplicht of andere grondslag voor verwerking bestaat;
• beperking van of een bezwaar over de verwerking van de persoonsgegevens;
• overdracht van gegevens (dataportabiliteit);
• indienen van een klacht.

Voor zover hiervoor niet aangegeven hoe je van een recht gebruik kunt maken (bv via het eigen account bij ons) kan er altijd een bericht verzonden worden naar: [email protected].

BEVEILIGING

Aatop doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Bijvoorbeeld: alleen geautoriseerden hebben toegang tot de gegevens. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevenbewerkers die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is Aatop met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

VRAGEN, OPMERKINGEN, KLACHTEN

Heeft u vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van uw persoonsgegevens door Aatop dan kunt u schriftelijk of per e-mail contact met ons opnemen via [email protected].

Nadere informatie is ook te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/

WIJZIGINGEN

Aatop kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar Privacystatement. Het meest actuele Privacystatement is te allen tijde in te zien op de website van Aatop.

Dit Privacy statement is in september 2024 opnieuw vastgesteld.